8 800 550 23 27
8 846 993 84 85
Звонок по России бесплатно
Точного определения СЭД, которое было бы закреплено в законах, не существует. Под системой электронного документооборота обычно подразумевают так называемый аппаратно-программный комплекс для ЭДО. То есть связку технических средств и программ для создания и подписи электронных документов, для их отправки и получения, хранения, поиска, совместной работы с коллегами, обмена ими с контрагентами и клиентами.
Если говорить совсем упрощенно и опираясь на практику, то СЭД — это облачный сервис или локальная программа для компьютера либо кассового аппарата, где можно вести электронный документооборот.
Говоря о том, что такое СЭД, нельзя не упомянуть само понятие электронного документооборота (ЭДО). Это процесс создания и жизни документов в электронной форме, подписанных квалифицированной электронной подписью. ЭДО делает рутинную работу проще и защищает документы от несанкционированного вмешательства.
Но чтобы ЭДО не осталось просто красивой аббревиатурой, этот процесс необходимо воплотить в жизнь. Компании нужен какой-то инструмент, который поможет работникам создавать электронные документы, отправлять их, получать, работать над ними совместно, направлять контрагентам или в контролирующие органы. Так вот, СЭД и есть такой инструмент. Это среда, в которой происходит создание и жизнь электронных документов. СЭД — это важнейший и неотъемлемый элемент ЭДО.
Вместе с тем нередко понятия СЭД и ЭДО соотносят иначе. Их либо считают синонимами, либо, наоборот, противопоставляют, определяя СЭД как систему для внутреннего документооборота, а ЭДО — для внешнего. Но все же правильнее трактовать СЭД именно как платформу для работы с электронными документами. Она может иметь определенную специфику, использоваться строго внутри компании, а также для обмена документами с внешним миром. Все зависит от нужд конкретной компании.
Все плюсы и характеристики СЭД связаны непосредственно с особенностями самого электронного документооборота:
Минус у систем ЭДО тоже есть — затраты на приобретение и настройку ПО, обучение сотрудников, а еще привыкание к новому. Но с современными разработками переход с бумажного на электронный документооборот менее болезненный, чем кажется, а все затраты в конце концов окупятся экономией человеческих и материальных ресурсов.
Классифицировать системы ЭДО можно по разным признакам. Мы не будем углубляться в принципы работы таких платформ, а рассмотрим их со стороны пользователя. Нам важно понимать, какие системы электронного документооборота есть и чем они различаются. По функциональности выделяют СЭД:
Кроме того, СЭД могут быть узкоспециализированными, например, для медицинских учреждений или ведения кадрового документооборота.
Встречается и более простая классификация по набору функций:
Также системы ЭДО подразделяют в зависимости от того, насколько они универсальны:
При выборе нужно исходить из нужд и специфики бизнеса. Важно понимать, какие именно задачи должна решить СЭД. Следует ознакомиться с предложениями и проанализировать, что подходит лучше всего. Обратите внимание на такие параметры:
Если хотите идти в ногу со временем, организовать в компании электронный документооборот и безопасно обмениваться документами с контрагентами, лучше выбирать многофункциональный СЭД от известных разработчиков.
Если вы уже пользуетесь ПО для бухгалтерии, кассы или товарного учета, скорее всего, у того же разработчика уже есть продукт для ЭДО, который будет легче внедрить в вашу инфраструктуру. Например, сервисы СЭД есть у операторов ЭДО: Контур.Диадок, ОФД, Такском, а также у 1С и Почты России.
С сервисом ЭДО от Эвотора вы сможете обмениваться электронными документами через любого оператора. А еще:
Итак, система внедрена — можно начинать работать в ней с документами. Правила зависят от интерфейса конкретной программы или сервиса. При внедрении системы ЭДО в компании целесообразно провести обучение персонала. Также о том, как работать в СЭД, можно прочитать в руководстве пользователя (инструкции) и в модуле помощи.
Начинают работу с внесения базовой информации. Это сведения о самой компании, о ее работниках, о контрагентах, о клиентах, о ее товарах и услугах. Настраивается все только один раз. Когда все внесено, пользователям нужно выдать данные для авторизации.
Хотя у каждой системы есть специфика и собственный интерфейс, схема работы примерно одинакова для всех. Очень упрощенно она выглядит так:
Примечание. Электронная подпись может быть квалифицированной (КЭП) и неквалифицированной (НЭП). Если при работе в СЭД не предполагается подача отчетности в госорганы, обмен счетами-фактурами и прочими документами с контрагентами, то достаточно НЭП. Если же функционал СЭД включает представление отчетов и иное взаимодействие с государственными структурами, а также обмен юридически значимыми документами с другими компаниями, то понадобится КЭП.